
АЛГОРИТМ ОТКРЫТИЯ КОФЕ-БАРА
Мы рассмотрим открытие первого кофе-бара, так как последующие открытия имеют такой же алгоритм.
Подготовительная работа:
1. Изучим статью "регламенты сети" - ссылка. Тут важно найти ответы на следующие вопросы:
-
Почему выгодно работать в составе федеральной сети;
-
Какие черты отличают сеть от несколько разрозненных кофе-баров;
-
На чем основано партнерство в Кофе Смайл.
2. Посмотрим миссию компании (стратегическую цель) и принципы компани - ссылки
На основании этих документов работает компания
3. Контакты и регламенты коммуникаций - ссылка. Важный документ.
Регистрация компании. Бухгалтерский учет.
Работа с контролирующими органами.
-
Выбираем ООО или ИП для франчайзи.
см. информацию: Создание юридического лица -
Открываем самостоятельно или с помощью спец. организации (стоимость около 5 т.р.)
-
если самостоятельно:
-
готовим документы/оплачиваем госпошлину/сдаем в налоговую:
-
-
если через организацию, наша задача принести им сведения по ОКВЭД и системе налогообложения.
После получения документов с налоговой, необходимо сделать печать организации, чтобы заключать договоры с другими юр лицами.
Для ИП печать необязательна, но лишней она не будет.
Чтобы сделать печать необходимо:
1. Найти организацию в городе (интернет в помощь), которая их производит.
Или спросить у аутсорсинговой компании, если на данный момент она уже найдена
2. Взять учредительные документы и пример печати с собой: Примеры оформления документов
3. Процесс занимает около 1 дня
Сразу после регистрации Вам нужно будет сходить в банк. Там Вы откроете расчетный счет, который Вам позволит вести денежный расчет с другими организациями.
Ваша аутсорсинговая компания поможет собрать необходимый пакет документов. Мы заключили договор со Сбербанком, работать с которым достаточно удобно. Особенно в плане взноса денег на расчетный счет. Вы можете выбрать банк из своего предпочтения.
Выбор банка
Следует обратить внимание на:
-
эквайринг (% ставки и удобство - как быстро заменят, если сломается (это важно))
-
стоимость обслуживания
Советуем брать Сбербанк - чуть дороже, но удобно по эквайрингу и само-инкассации
Подключение Эквайринга
Сразу пишем заявление на получение Эквайринга (терминала для приема карт), так как обычно терминал дают не сразу. Обратите на это внимание. Пишите заявление заранее. Берем терминал с Сим-картой.
Выбираем аутсорсинговую компанию (ведет всю отчетность, ведет документы по персоналу и прочее).
Желательно, найти компанию до регистрации, и после получения учредительных документов - сразу передать их в аутсорсинговую компанию. Также можно спросить у них: где сделать печать, какие документы необходимы для банка.
Полученные документы с налоговой необходимо сразу нести в выбранную аутсорсинговую компанию (в каждом городе не будет проблем с предложением таких услуг), там Вам и подготовят первую отчетность, которую необходимо будет сдать в течении 5 дней после открытия.
Совет при выборе такой компании – наличие грамотного юриста в штате. Преимущества аутсорсинга очевидны: за небольшую плату на Вас будет работать целый штат специалистов. Самим же пытаться вести всю бухгалтерию, мы не советуем, так как этим должны заниматься профессионалы.
В случае, удаленной работы - https://vk.com/komepcaht
Стоимость услуг:
-
5 т.р. первая точка с момента фактического старта работы.
-
3 т.р. в квартал - пока точка не откроется.
После получения учредительных документов и банковских реквизитов, заполняем карту партнера, по примеру ООО "Фуд Смайл".
Пример: https://docs.google.com/document/d/1QTHLkvZk5ujbJ88ChG8QJquKB3LZnkcOAZIAxRU3qgY/edit?usp=sharing
Проект и строительство: павильон, мебель, реклама
Согласно договору, до разработки проекта кофе-бара необходимо предоставить следующую информацию на официальную почту office@coffeesmile.biz и marketing@coffeesmile.biz:
-
полный адрес предлагаемого Предприятия с обязательным обозначением адреса Предприятия на одной или нескольких картах местности;
-
сведения о типе имущественного права на использование помещений, предложенных Пользователем для размещения Предприятия (собственность Пользователя, аренда или иное имущественное право); сведения о сумме и других условиях оплаты, принимаемых на себя Пользователем за использование помещений;
-
план (планы) помещений объекта или территории, предлагаемого для размещения Предприятия, в формате, приемлемом для Правообладателя или его Представителя (как это определено в Базе знаний), с точным указанием всех размеров и расстояний; на таком плане (планах) должно быть отмечено расположение всех стен и колонн (опор) с указанием того, возможен ли их демонтаж, расположение всех оконных и дверных проемов и любая другая информация, которую может затребовать Правообладатель или его Представитель, при этом Пользователь несет ответственность за замеры помещения, которые он представляет Правообладателю или его Представителю;
-
фотографии предполагаемого адреса Предприятия в качестве, приемлемом для правообладателя или его Представителя;
-
любая иная информация, документация, материалы и тому подобное, относящиеся к предлагаемому адресу Предприятия, которые могут быть затребованы Правообладателем или его Представителем.
Строительство кофе-бара. Подрядчики.
Строительство кофе-бара делится на три составляющие, которые производят отдельные подрядчики:
-
Строительство павильона
-
Строительство рекламы
-
Строительство мебели
Строительство мебели внутри кофе-бара при формате "Стрит-ритейл" и "Окно Выдачи""
Строительство стойки и мебели при формате "Стойка"
Обратите внимание! Ниже будут идти карточки по каждому виду работ - в них обязательно необходимо вести фотоотчет по этапам строительства. Это очень важно!
По каждому типу работ необходимо соблюдать алгоритм:
1. Согласование сметы строительства павильона
Мы определяем какую модель при строительстве мы используем: стандарт или эконом.
Преимущества "Стандарта" очевидны: внешний вид - основной катализатор продаж, поэтому "Эконом" применять только в самом крайнем случае и только с одобрения УК. Важно помнить - дополнительные инвестиции на "Стандарт" окупятся в неоднократном размере, в течении быстрого периода. Проекты кофе-баров
2. Выбор подрядчика
УК предоставляет готовое решение - надежного и проверенного подрядчика. Стоимость оптимальна. Один минус - доставка. Поэтому в удаленных регионах от Республики Коми - необходимо проработать альтернативного подрядчика.
Главный плюс заказа подрядчика УК - мы можем проверить качество работы перед отправкой.
При выборе местного подрядчика необходимо опираться на готовые сметы проекта, чтобы сравнить адекватность.
3. Фотоотчет по этапам строительства
В договоре с подрядчиком необходимо прописать еженедельный фотоотчет строительства павильона.
Фотоотчет загружать в карточку каждого типа работ без промедлений
Это необходимо для оперативного контроля.
Подготовка к открытию
Заказ оборудования включает следующие этапы:
-
Согласование списка оборудования согласно проекту;
-
Проверка наличия у поставщика и выставление счета;
-
Оплата счета и предоставление платежного поручения;
-
Отчет о получении оборудования;
-
Пусконаладочные работы. Кофемашина.
Далее подробнее по каждому этапу:
1. Список оборудования составляется с помощью УК на этапе согласования проекта с учетом формата и бюджета.
Типичные вопросы: нужна ли холодильная витрина, какая кофемашина, холодильник и прочее.
Список оборудования ведется в Диаграмме Ганта своего города.
Информация по оборудованию в карточке Базы Знаний: Выбор кофемашины
2. Взаимодействие с поставщиками осуществляет УК. После составления списка УК делает запросы поставщикам и предоставляет счет на оплату Франчайзи.
Перед предоставлением счета УК может запросить информацию о транспортной компании, которую будет использовать франчайзи для доставки оборудования.
3. После оплаты оборудования, загрузите платежное поручение в карточку и отправьте копию Менеджеру по открытию. Менеджер изменяет статус оборудования в Диаграмме Ганта
4. Сообщить менеджеру открытия о получении. И оставить комментарий в карточке.
5. Перед запуском кофемашины ознакомиться с инструкцией первого запуска, которая есть в карточке:
Настройка кофемолки входит в программу обучения.
Заказ ингредиентов/расходников/барного инвентаря включает в себя следующие этапы:
-
Ознакомление с инструкцией по работе с поставщиками.
-
Организация покупки оборудования и ингредиентов.
Старт:
-
Формирование списка УК.
-
Согласование списка.
-
Проверка наличия у поставщика и выставление счетов.
-
Оплата счетов.
-
Согласовать транспортную компанию с поставщиком.
Главная задача на этом этапе, следовать инструкциям менеджера по открытию и менеджера по закупкам, вовремя оплачивать счета и организовать доставку через транспортные компании.
Насосная станция покупается в случае, если не удается провести воду централизовано.
Инструкция по необходимой модели и комплектующих: Насосная станция
Нам необходим специализированный туалет для персонала с мед книжками.
Поэтому, когда согласуем договор аренды необходимо прописать пункт, по которому мы получаем доступ в специализированный туалет. Если у арендодателя нет специализированного, согласуйте доступ к общему туалету (в договоре попытайтесь отразить как специализированный).
Если по договору аренды туалета нет: ищем варианты в радиусе 100 метров, по которым мы можем согласовать туалет (приоритет: специализированный туалет). При согласовании постороннего туалета необходимо предложить или денежную компенсацию, или другой стимул - распространение рекламы или продукции через кофе-бар (в таком случае, согласовать это распространение с УК).
При формировании уголка покупателя на точке пользуйтесь материалами из базы знаний.
Папка “Для потребителя” или уголок покупателя (нужно завести папку, в которой будут храниться все документы для потребителей и по просьбе гостя необходимо их показать) Папка “Для потребителя”
Подключение охраны желательно, если помещение в котором находиться кофе-бар не охраняется. (форматы: павильон, окно выдачи)
Найти ЧОП (частная охранная организация) и согласовать установку:
-
Пожарных датчиков
-
Объемников
-
Тревожной кнопки
-
Размычки на окна
Ориентировочная стоимость месячной охраны: 1500-2000 рублей
Установка около 15000 рублей
Также, при организации склада и снабжения, вам необходимо будет решить следующие вопросы:
-
Где будут храниться запасы продукции?
-
Кем будет снабжаться? Кем закупаться локально?
-
Где и кто будет мыть канистры?
-
Куда сливаются отходы?
При необходимости печати брендированных элементов в городе, макеты можно найти по карточкам:
Карты клиента, наклейки, подарочные карты, прочие: Подарочные карты
Различные форматы меню: Меню
Режим работы, прочая полиграфия: Материалы для акций
Перед самостоятельной печатью проконсультируйтесь о бумаге, стоимости и прочем.
Мы рекомендуем заказывать полиграфию через УК. Как минимум, первый заказ.
Обучение и аттестация
Поиск и отбор персонала
-
Изучить орг. структуру (определяемся кто нужен для работы точки).
Организационная структура: управляющая компания -
Запуск компании по поиску бариста
9.1 Поиск кандидатов -
Первичный анализ анкет/приглашение на собеседование
9.2 Отбор кандидатов -
Собеседование/отбор кандидатов - первые дни обучения
Собеседование и отбор кандидатов
Есть два варианта развития событий:
1. Партнер приезжает для прохождения обучения (один или с бариста)
-
программа обучения бариста;
-
программа обучения франчайзи.
2. Организация выезда специалиста Управляющей Компании
-
оплата билетов и проживания партнером
Что необходимо указать при планировании поездки:
-
Дата приезда
-
Сколько человек
-
Проживание
-
Количество дней (минимум 3 дня, оптимально 5 дней)
Необходимо пройти программу обучения франчайзи:
3. Обучение франчайзи
Обучение в системах учета ERP, google dogs, trello
Техническое открытие
Доступ в ERP систему
Доступ к общем системе ERP происходит следующем образом:
-
Франчайзи подает заявку на открытие доступа.
-
УК создает профиль с общими настройками.
-
Франчайзи заполняет локальные настройки - информацию о бариста.
-
Обучение работы в ERP системе обеспечивается на этапе общего обучения.
Дополнительная помощь или информация - Панченко Даниил.
Чек-лист готовности кофе-бара к техническому открытию.
Рекомендации:
Перед тем, как проводить техническое открытие кофе-бара франчайзи необходимо
получить разрешение от УК. Разрешение должно быть оформлено документально.
УК сверяет по диаграмме Ганта фактическое выполнение каждого пункта.
В случае необходимости, УК запрашивает фото - видео материалы о готовности кофе-бара.
В день технического открытия рекомендуется:
-
Работать не целый день
-
Делать специальные условия для гостей (50% скидка на классическое меню,
бесплатный капучино или прочие) -
Спрашивать каждого гостя о впечатлениях о напитки, сервисе, кофе-баре.
Официальное открытие
Продвижение в социальных сетях.
-
Создание группы ВК/Instagram по диаграмме Ганта
Делаем заявку Управляющей компании (мы создаем и оформляем группу) -
Знакомство с правилами заполнения.
Что такое SMM и для чего нужно?
План по SMM
-
Запуск ведения до технического открытия (за 2 недели до тех открытия)
Соцсети. План-контент. Статистика. -
Обычный режим ведения (после официального открытия):
SMM - посты (старые)
Акции на официальное открытие
Согласно диаграмме Ганта, необходимо заранее подать заявку УК на разработку акции на официальное открытие.
Акция необходима для формирования первого пула постоянных гостей. Наша задача - максимально снизить порог входа - то есть гостю должно быть максимально комфортно попробовать первый раз. Мы же попытаемся превратить их в постоянных гостей - за счет продукта, сервиса, качества.
Примеры акций: "Плати сколько хочешь", "Второй стаканчик бесплатно" и других.
На официальное открытие обязательно украсьте Ваш кофе-бар шариками.
Желательно позвать фотографа. Ловите обратную связь от гостей.
Необходимо прочитать стратегию выхода на рынок перед открытием кофе-бара:
Стратегия выхода на рынок