АЛГОРИТМ ОТКРЫТИЯ КОФЕ-БАРА

Мы рассмотрим открытие первого кофе-бара, так как последующие открытия имеют такой же алгоритм.

Подготовительная работа:

1. Изучим статью "регламенты сети" - ссылка. Тут важно найти ответы на следующие вопросы:

  • Почему выгодно работать в составе федеральной сети;

  • Какие черты отличают сеть от несколько разрозненных кофе-баров;

  • На чем основано партнерство в Кофе Смайл.

2. Посмотрим миссию компании (стратегическую цель) и принципы компани - ссылки

На основании этих документов работает компания

3. Контакты и регламенты коммуникаций - ссылка. Важный документ. 

Регистрация компании. Бухгалтерский учет.
Работа с контролирующими органами.
  1. Выбираем ООО или ИП для франчайзи.
    см. информацию: 
    Создание юридического лица

  2. Открываем самостоятельно или с помощью спец. организации (стоимость около 5 т.р.)
     

После получения документов с налоговой, необходимо сделать печать организации, чтобы заключать договоры с другими юр лицами.

 

Для ИП печать необязательна, но лишней она не будет.

Чтобы сделать печать необходимо:


1. Найти организацию в городе (интернет в помощь), которая их производит.
Или спросить у аутсорсинговой компании, если на данный момент она уже найдена

2. Взять учредительные документы и пример печати с собой: Примеры оформления документов
3. Процесс занимает около 1 дня

Сразу после регистрации Вам нужно будет сходить в банк. Там Вы откроете расчетный счет, который Вам позволит вести денежный расчет с другими организациями.

Ваша аутсорсинговая компания поможет собрать необходимый пакет документов. Мы заключили договор со Сбербанком, работать с которым достаточно удобно. Особенно в плане взноса денег на расчетный счет. Вы можете выбрать банк из своего предпочтения.

 

Выбор банка

Следует обратить внимание на:

  • эквайринг (% ставки и удобство - как быстро заменят, если сломается (это важно))

  • стоимость обслуживания

Советуем брать Сбербанк - чуть дороже, но удобно по эквайрингу и само-инкассации

Подключение Эквайринга


Сразу пишем заявление на получение Эквайринга (терминала для приема карт), так как обычно терминал дают не сразу. Обратите на это внимание. Пишите заявление заранее. Берем терминал с Сим-картой.

Выбираем аутсорсинговую компанию (ведет всю отчетность, ведет документы по персоналу и прочее).

Желательно, найти компанию до регистрации, и после получения учредительных документов - сразу передать их в аутсорсинговую компанию. Также можно спросить у них: где сделать печать, какие документы необходимы для банка.

Полученные документы с налоговой необходимо сразу нести в выбранную аутсорсинговую компанию (в каждом городе не будет проблем с предложением таких услуг), там Вам и подготовят первую отчетность, которую необходимо будет сдать в течении 5 дней после открытия.

Совет при выборе такой компании – наличие грамотного юриста в штате. Преимущества аутсорсинга очевидны: за небольшую плату на Вас будет работать целый штат специалистов. Самим же пытаться вести всю бухгалтерию, мы не советуем, так как этим должны заниматься профессионалы.

В случае, удаленной работы - https://vk.com/komepcaht


Стоимость услуг:

  • 5 т.р. первая точка с момента фактического старта работы.

  • 3 т.р. в квартал - пока точка не откроется.

После получения учредительных документов и банковских реквизитов, заполняем карту партнера, по примеру ООО "Фуд Смайл".

Пример: https://docs.google.com/document/d/1QTHLkvZk5ujbJ88ChG8QJquKB3LZnkcOAZIAxRU3qgY/edit?usp=sharing 

Проект и строительство: павильон, мебель, реклама 

Согласно договору, до разработки проекта кофе-бара необходимо предоставить следующую информацию на официальную почту office@coffeesmile.biz и marketing@coffeesmile.biz:

 

  • полный адрес предлагаемого Предприятия с обязательным обозначением адреса Предприятия на одной или нескольких картах местности;

  • сведения о типе имущественного права на использование помещений, предложенных Пользователем для размещения Предприятия (собственность Пользователя, аренда или иное имущественное право); сведения о сумме и других условиях оплаты, принимаемых на себя Пользователем за использование помещений;

  • план (планы) помещений объекта или территории, предлагаемого для размещения Предприятия, в формате, приемлемом для Правообладателя или его Представителя (как это определено в Базе знаний), с точным указанием всех размеров и расстояний; на таком плане (планах) должно быть отмечено расположение всех стен и колонн (опор) с указанием того, возможен ли их демонтаж, расположение всех оконных и дверных проемов и любая другая информация, которую может затребовать Правообладатель или его Представитель, при этом Пользователь несет ответственность за замеры помещения, которые он представляет Правообладателю или его Представителю;

  • фотографии предполагаемого адреса Предприятия в качестве, приемлемом для правообладателя или его Представителя;

  • любая иная информация, документация, материалы и тому подобное, относящиеся к предлагаемому адресу Предприятия, которые могут быть затребованы Правообладателем или его Представителем. 

Строительство кофе-бара. Подрядчики.

Строительство кофе-бара делится на три составляющие, которые производят отдельные подрядчики:

 

  • Строительство павильона

  • Строительство рекламы

  • Строительство мебели 

 

Строительство мебели внутри кофе-бара при формате "Стрит-ритейл" и "Окно Выдачи""
Строительство стойки и мебели при формате "Стойка"

Обратите внимание! Ниже будут идти карточки по каждому виду работ - в них обязательно необходимо вести фотоотчет по этапам строительства. Это очень важно!

По каждому типу работ необходимо соблюдать алгоритм:

1. Согласование сметы строительства павильона

Мы определяем какую модель при строительстве мы используем: стандарт или эконом.

Преимущества "Стандарта" очевидны: внешний вид - основной катализатор продаж, поэтому "Эконом" применять только в самом крайнем случае и только с одобрения УК. Важно помнить - дополнительные инвестиции на "Стандарт" окупятся в неоднократном размере, в течении быстрого периода. Проекты кофе-баров

2. Выбор подрядчика

УК предоставляет готовое решение - надежного и проверенного подрядчика. Стоимость оптимальна. Один минус - доставка. Поэтому в удаленных регионах от Республики Коми - необходимо проработать альтернативного подрядчика.

Главный плюс заказа подрядчика УК - мы можем проверить качество работы перед отправкой.

При выборе местного подрядчика необходимо опираться на готовые сметы проекта, чтобы сравнить адекватность.

3. Фотоотчет по этапам строительства

В договоре с подрядчиком необходимо прописать еженедельный фотоотчет строительства павильона.
Фотоотчет загружать в карточку каждого типа работ без промедлений
Это необходимо для оперативного контроля.

Подготовка к открытию

Заказ оборудования включает следующие этапы:

  1. Согласование списка оборудования согласно проекту;

  2. Проверка наличия у поставщика и выставление счета;

  3. Оплата счета и предоставление платежного поручения;

  4. Отчет о получении оборудования;

  5. Пусконаладочные работы.  Кофемашина.

Далее подробнее по каждому этапу:


1. Список оборудования составляется с помощью УК на этапе согласования проекта с учетом формата и бюджета.

Типичные вопросы: нужна ли холодильная витрина, какая кофемашина, холодильник и прочее.

Список оборудования ведется в Диаграмме Ганта своего города.


Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1gPoMWImsPgcjXoGIxr2a4mfJ0a-feE_2nFGlnUTVcN8/edit#gid=1561835498

Информация по оборудованию в карточке Базы Знаний: Выбор кофемашины

2. Взаимодействие с поставщиками осуществляет УК. После составления списка УК делает запросы поставщикам и предоставляет счет на оплату Франчайзи.

Перед предоставлением счета УК может запросить информацию о транспортной компании, которую будет использовать франчайзи для доставки оборудования.

3. После оплаты оборудования, загрузите платежное поручение в карточку и отправьте копию Менеджеру по открытию. Менеджер изменяет статус оборудования в Диаграмме Ганта

4. Сообщить менеджеру открытия о получении. И оставить комментарий в карточке.

5. Перед запуском кофемашины ознакомиться с инструкцией первого запуска, которая есть в карточке: 
Настройка кофемолки входит в программу обучения.

Заказ ингредиентов/расходников/барного инвентаря включает в себя следующие этапы:

  • Ознакомление с инструкцией по работе с поставщиками.

  • Организация покупки оборудования и ингредиентов.

 

Старт:

 

  • Формирование списка УК.

  • Согласование списка.

  • Проверка наличия у поставщика и выставление счетов.

  • Оплата счетов.

  • Согласовать транспортную компанию с поставщиком.


Главная задача на этом этапе, следовать инструкциям менеджера по открытию и менеджера по закупкам, вовремя оплачивать счета и организовать доставку через транспортные компании.

Насосная станция покупается в случае, если не удается провести воду централизовано.

Инструкция по необходимой модели и комплектующих: Насосная станция

Нам необходим специализированный туалет для персонала с мед книжками.

Поэтому, когда согласуем договор аренды необходимо прописать пункт, по которому мы получаем доступ в специализированный туалет. Если у арендодателя нет специализированного, согласуйте доступ к общему туалету (в договоре попытайтесь отразить как специализированный).

Если по договору аренды туалета нет: ищем варианты в радиусе 100 метров, по которым мы можем согласовать туалет (приоритет: специализированный туалет). При согласовании постороннего туалета необходимо предложить или денежную компенсацию, или другой стимул - распространение рекламы или продукции через кофе-бар (в таком случае, согласовать это распространение с УК).

При формировании уголка покупателя на точке пользуйтесь материалами из базы знаний.

Папка “Для потребителя” или уголок покупателя (нужно завести папку, в которой будут храниться все документы для потребителей и по просьбе гостя необходимо их показать) Папка “Для потребителя”

Подключение охраны желательно, если помещение в котором находиться кофе-бар не охраняется. (форматы: павильон, окно выдачи)

Найти ЧОП (частная охранная организация) и согласовать установку:

  • Пожарных датчиков

  • Объемников

  • Тревожной кнопки

  • Размычки на окна

 

Ориентировочная стоимость месячной охраны: 1500-2000 рублей
Установка около 15000 рублей

Также, при организации склада и снабжения, вам необходимо будет решить следующие вопросы:

  • Где будут храниться запасы продукции?

  • Кем будет снабжаться? Кем закупаться локально?

  • Где и кто будет мыть канистры?

  • Куда сливаются отходы?

При необходимости печати брендированных элементов в городе, макеты можно найти по карточкам:

Карты клиента, наклейки, подарочные карты, прочие: Подарочные карты

Различные форматы меню: Меню

Режим работы, прочая полиграфия: Материалы для акций
Перед самостоятельной печатью проконсультируйтесь о бумаге, стоимости и прочем.

Мы рекомендуем заказывать полиграфию через УК. Как минимум, первый заказ.

Обучение и аттестация

​Поиск и отбор персонала

  1. Изучить орг. структуру (определяемся кто нужен для работы точки).
    Организационная структура: управляющая компания

     

  2. Запуск компании по поиску бариста
    9.1 Поиск кандидатов

     

  3. Первичный анализ анкет/приглашение на собеседование
    9.2 Отбор кандидатов

     

  4. Собеседование/отбор кандидатов - первые дни обучения
    Собеседование и отбор кандидатов

Есть два варианта развития событий:


1. Партнер приезжает для прохождения обучения (один или с бариста)

  • программа обучения бариста;

  • программа обучения франчайзи.

2. Организация выезда специалиста Управляющей Компании

  • оплата билетов и проживания партнером

Что необходимо указать при планировании поездки:

 

  •  Дата приезда

  • Сколько человек

  • Проживание

  • Количество дней (минимум 3 дня, оптимально 5 дней)

Необходимо пройти программу обучения франчайзи: 
3. Обучение франчайзи

Обучение в системах учета ERP, google dogs, trello

Техническое открытие

Доступ в ERP систему

Доступ к общем системе ERP происходит следующем образом:

  • Франчайзи подает заявку на открытие доступа.

  • УК создает профиль с общими настройками.

  • Франчайзи заполняет локальные настройки - информацию о бариста.

  • Обучение работы в ERP системе обеспечивается на этапе общего обучения.
    Дополнительная помощь или информация - Панченко Даниил.

Чек-лист готовности кофе-бара к техническому открытию.

Рекомендации:

Перед тем, как проводить техническое открытие кофе-бара франчайзи необходимо
получить разрешение от УК. Разрешение должно быть оформлено документально.

УК сверяет по диаграмме Ганта фактическое выполнение каждого пункта.
В случае необходимости, УК запрашивает фото - видео материалы о готовности кофе-бара.

В день технического открытия рекомендуется:

 

  • Работать не целый день

  • Делать специальные условия для гостей (50% скидка на классическое меню,
    бесплатный капучино или прочие)

  • Спрашивать каждого гостя о впечатлениях о напитки, сервисе, кофе-баре.

Официальное открытие

​Продвижение в социальных сетях.

  1. Создание группы ВК/Instagram по диаграмме Ганта
    Делаем заявку Управляющей компании (мы создаем и оформляем группу)

     

  2. Знакомство с правилами заполнения.
    Что такое SMM и для чего нужно?
    План по SMM

  3. Запуск ведения до технического открытия (за 2 недели до тех открытия)
    Соцсети. План-контент. Статистика.

     

  4. Обычный режим ведения (после официального открытия):
    SMM - посты (старые)

Акции на официальное открытие

Согласно диаграмме Ганта, необходимо заранее подать заявку УК на разработку акции на официальное открытие.

Акция необходима для формирования первого пула постоянных гостей. Наша задача - максимально снизить порог входа - то есть гостю должно быть максимально комфортно попробовать первый раз. Мы же попытаемся превратить их в постоянных гостей - за счет продукта, сервиса, качества.

Примеры акций: "Плати сколько хочешь", "Второй стаканчик бесплатно" и других.

На официальное открытие обязательно украсьте Ваш кофе-бар шариками.
Желательно позвать фотографа. Ловите обратную связь от гостей.

Необходимо прочитать стратегию выхода на рынок перед открытием кофе-бара:
Стратегия выхода на рынок