ФИНАНСЫ И ПЛАНИРОВАНИЕ БЮДЖЕТА

Для успешного функционирования и развития своей собственной сети кофе-баров, чрезвычайно важно отслеживать ее финансовые показатели. Для этого мы используем следующие документы:

Фин. модель
Платежный календарь
Точка безубыточности
План/факт выручки
Финансовый отчет

Лучший способ контроля своих финансов это ежемесячная отчетность
плюс планирование бюджета на предстоящий месяц.

Для планирования и контроля финансовых потоков в моменте, мы используем платежный календарь

Для анализа финансовой деятельности кофе-баров мы используем:

финансовую модель
расчет точки безубыточности
финансовый отчет

Формирование бюджета сети кофе-баров.

Практически все ведение финансов осуществляется в одном документе (рекомендуем вам скопировать его на свой Google-диск):

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-BdfCHz-4s72NFdrodlj5ggRnB50MXi3TuGkcKgbrUQ/edit?usp=sharing

Этот документ включает в себя финансовую модель, платежный календарь, расчет точки безубыточности и финансовый отчет. Все эти документы предназначены для планирования финансов на месяц. При желании, их можно без особого труда адаптировать и под квартальное планирование и под годовое.

Точка безубыточности

Точка безубыточности показывает нам сумму минимальных затрат, которые мы несем для самоокупаемости кофе-бара. С расчета точки безубыточности начинается все планирование финансов. Изначально мы не можем знать сколько выручки нам даст тот или иной кофе-бар, но мы достаточно точно можем рассчитать точку безубыточности кофе-бара, т.к. все исходные данные по расходам у нас имеются, за исключением разве что себестоимости, но тут к нам на помощь приходит средняя себестоимость по всей сети - 37%.

В точку безубыточности необходимо прописать все постоянные расходы:

аренда
коммунальные платежи
расходы на персонал (разбить на зарплату, отчисления
в налоговую и ПФР ФСС, отпускные, затраты на мед. книжку и пр.)

Себестоимость состоит из:

затрат на ингредиенты по среднему проценту для всей сети
процента эквайринга

Путем сложения условно-постоянных расходов, постоянных расходов и себестоимости при покрытии всех этих расходов, мы получаем выручку (точка безубыточности), которая нам необходимо для работы в ноль.

Данные в таблице “Точка безубыточности” необходимо актуализировать каждый месяц,
т.к. расходы могут время от времени меняться.

Финансовая модель

Финансовая модель заполняется по средним показателям доходов и расходов. Ее главная задача - показать прибыльна ли деятельность сети кофе-баров, и как будут меняться показатели прибыли в случае изменения затрат.

Финансовая модель корректируется ежемесячно, каждый месяц необходимо выставлять планируемую выручку и от нее отталкиваться при расчете расходов, помимо постоянных и условно-постоянных, которые сеть кофе-баров может себе позволить в предстоящем месяце.

Если точка безубыточности кофе-баров показывает расходы исключительно самих кофе-баров, то в финансовой модели мы учитываем уже абсолютно все расходы сети и видим полную картину финансовой части бизнеса.

Платежный календарь.

Для грамотного планирования расхода финансов, необходимо составлять платежный календарь на каждый месяц. Это наглядный и понятный документ, благодаря которому мы можем день в день отслеживать состояние бюджета сети кофе-баров. Абсолютно все платежные операции должны быть отражены в платежном календаре, потому что, именно на его основе составляется финансовый отчет.

Платежный календарь находится на одной из вкладок таблицы “Бюджет”

Заносим график поступлений (графа “Поступления”)
Распределяем якорные платежи, дата которых строго определена
(зарплата и налоги, аренда помещений, склада/офиса и пр.)
Колонка “Склад” составляется в соответствии с графиком закупок ингредиентов.
Важно знать как можно точнее даты заказа и сумму, которую мы потратим на ингредиенты,
для того, чтобы иметь финансовую подушку на случай внеплановых затрат.
В колонке “Плановые” необходимо расставить платежи, дата которых не известна точно,
но их обязательно необходимо запланировать на месяц.
В колонке “Внеплановые” мы в течение месяца отмечаем все платежи,
которые не были запланированы (увольнения, долги по оплатам и пр.)
“После EBITDA”. Тут мы отмечаем платежи по кредитам, возврат инвестиций и прочие платежи,
которые не являются операционными расходами.

В самом конце платежного календаря мы заносим оплаты, точную сумму и даты оплаты которых мы не можем знать (например, затраты на расходники, эквайринг, транспортные расходы). Заносим одной суммой, которую мы предполагаем потратить и в течение месяца, отмечаем их в зависимости от колонки, к которой относится тот или иной платеж. После того, как мы отметили платеж в основной колонке, необходимо в формуле вычесть его из планируемой суммы, которую мы поставили при составлении календаря до начала месяца (см. пример в таблице) для того, чтобы оплаты не накладывались друг на друга.

Каждый день необходимо заносить выручку, которую сеть кофе-баров принесла за предыдущий день, и продлять колонку с формулами “Дельта”. Также, для удобства закрашиваем предыдущий день заливкой. Оплаченные платежи так же рекомендуем закрашивать заливкой (см. пример)

План/факт выручки

План/факт выручки нам необходим для того, чтобы эффективно планировать приход денежных средств на месяц/квартал/год вперед. В начале года мы планируем выручку на весь следующий год помесячно исходя из показателей предыдущего года, фактора ежегодного прироста 15-20% и фактора сезонности. Так же действуем и в течение года для корректировки ожидаемых показателей по месяцам: смотрим выручку за предыдущий месяц (показатель спроса на данный кофе-бар), оцениваем влияние сезона, анализируем прогноз погоды на месяц вперед (в дождливые и холодные дни смело можем сокращать ожидаемую дневную выручку на 20-25%).

Показатели прошедшего месяца отмечаем в строке “факт” и в зависимости от результата (больше плана или меньше) закрашиваем ячейки зеленым или красным цветом. Показатели, закрашенные красным цветом необходимо тщательно проанализировать, выявить причины того, что привело к низкой выручке и в кратчайшие сроки устранить эти причины.

Финансовый отчет

Финансовый отчет - главный финансовый документ, который нужно внимательно анализировать, выявлять причинно-следственные связи, которые привели к показателям финансового отчета. Этот документ поможет отслеживать реальные финансовые показатели вашей сети кофе-баров.

Составляется он за предыдущий месяц/квартал/год используя данные, занесенные в платежный календарь.

В финансовом отчете отражены следующие статьи:

Выручка - данные подгружаются из таблицы “План/факт выручки”.
Расходы - содержит в себе все статьи расходы. Вносим вручную из платежного календаря.
EBITDA - прибыль до вычета налогов (УСН/ЕНВД, транспортного и др. кроме НДФЛ),

и, в нашем случае, инвестиционных расходов (возврат инвестиций, кредиты и пр.).

Так же проставляем данные из платежного календаря.
Чистая прибыль - рассчитывается путем вычета из EBITDA инвестиционных расходов и налогов.
Обязательства - отмечаем прогресс погашения кредита и выплаты задолженностей.

Финансовый отчет необходимо составлять каждый месяц в сравнении с предыдущем месяцем, каждый квартал в сравнении с предыдущим кварталом и аналогично с годом.

Таким образом, регулярно заполняя все вышеперечисленный документы каждый месяц, вы сможете держать ваш бизнес под контролем и исключить случаи кассовых разрывов и прочих утечек финансов.