
ФИНАНСЫ И ПЛАНИРОВАНИЕ БЮДЖЕТА
Для успешного функционирования и развития своей собственной сети кофе-баров, чрезвычайно важно отслеживать ее финансовые показатели. Для этого мы используем следующие документы:
-
Фин. модель
-
Платежный календарь
-
Точка безубыточности
-
План/факт выручки
-
Финансовый отчет
Лучший способ контроля своих финансов это ежемесячная отчетность
плюс планирование бюджета на предстоящий месяц.
Для планирования и контроля финансовых потоков в моменте, мы используем платежный календарь
Для анализа финансовой деятельности кофе-баров мы используем:
-
финансовую модель
-
расчет точки безубыточности
-
финансовый отчет
Формирование бюджета сети кофе-баров.
Практически все ведение финансов осуществляется в одном документе (рекомендуем вам скопировать его на свой Google-диск):
-
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-BdfCHz-4s72NFdrodlj5ggRnB50MXi3TuGkcKgbrUQ/edit?usp=sharing
Этот документ включает в себя финансовую модель, платежный календарь, расчет точки безубыточности и финансовый отчет. Все эти документы предназначены для планирования финансов на месяц. При желании, их можно без особого труда адаптировать и под квартальное планирование и под годовое.
Точка безубыточности
Точка безубыточности показывает нам сумму минимальных затрат, которые мы несем для самоокупаемости кофе-бара. С расчета точки безубыточности начинается все планирование финансов. Изначально мы не можем знать сколько выручки нам даст тот или иной кофе-бар, но мы достаточно точно можем рассчитать точку безубыточности кофе-бара, т.к. все исходные данные по расходам у нас имеются, за исключением разве что себестоимости, но тут к нам на помощь приходит средняя себестоимость по всей сети - 37%.
В точку безубыточности необходимо прописать все постоянные расходы:
-
аренда
-
коммунальные платежи
-
расходы на персонал (разбить на зарплату, отчисления
в налоговую и ПФР ФСС, отпускные, затраты на мед. книжку и пр.)
Себестоимость состоит из:
-
затрат на ингредиенты по среднему проценту для всей сети
-
процента эквайринга
Путем сложения условно-постоянных расходов, постоянных расходов и себестоимости при покрытии всех этих расходов, мы получаем выручку (точка безубыточности), которая нам необходимо для работы в ноль.
Данные в таблице “Точка безубыточности” необходимо актуализировать каждый месяц,
т.к. расходы могут время от времени меняться.
Финансовая модель
Финансовая модель заполняется по средним показателям доходов и расходов. Ее главная задача - показать прибыльна ли деятельность сети кофе-баров, и как будут меняться показатели прибыли в случае изменения затрат.
Финансовая модель корректируется ежемесячно, каждый месяц необходимо выставлять планируемую выручку и от нее отталкиваться при расчете расходов, помимо постоянных и условно-постоянных, которые сеть кофе-баров может себе позволить в предстоящем месяце.
Если точка безубыточности кофе-баров показывает расходы исключительно самих кофе-баров, то в финансовой модели мы учитываем уже абсолютно все расходы сети и видим полную картину финансовой части бизнеса.
Платежный календарь.
Для грамотного планирования расхода финансов, необходимо составлять платежный календарь на каждый месяц. Это наглядный и понятный документ, благодаря которому мы можем день в день отслеживать состояние бюджета сети кофе-баров. Абсолютно все платежные операции должны быть отражены в платежном календаре, потому что, именно на его основе составляется финансовый отчет.
Платежный календарь находится на одной из вкладок таблицы “Бюджет”
-
Заносим график поступлений (графа “Поступления”)
-
Распределяем якорные платежи, дата которых строго определена
(зарплата и налоги, аренда помещений, склада/офиса и пр.) -
Колонка “Склад” составляется в соответствии с графиком закупок ингредиентов.
Важно знать как можно точнее даты заказа и сумму, которую мы потратим на ингредиенты,
для того, чтобы иметь финансовую подушку на случай внеплановых затрат. -
В колонке “Плановые” необходимо расставить платежи, дата которых не известна точно,
но их обязательно необходимо запланировать на месяц. -
В колонке “Внеплановые” мы в течение месяца отмечаем все платежи,
которые не были запланированы (увольнения, долги по оплатам и пр.) -
“После EBITDA”. Тут мы отмечаем платежи по кредитам, возврат инвестиций и прочие платежи,
которые не являются операционными расходами.
В самом конце платежного календаря мы заносим оплаты, точную сумму и даты оплаты которых мы не можем знать (например, затраты на расходники, эквайринг, транспортные расходы). Заносим одной суммой, которую мы предполагаем потратить и в течение месяца, отмечаем их в зависимости от колонки, к которой относится тот или иной платеж. После того, как мы отметили платеж в основной колонке, необходимо в формуле вычесть его из планируемой суммы, которую мы поставили при составлении календаря до начала месяца (см. пример в таблице) для того, чтобы оплаты не накладывались друг на друга.
Каждый день необходимо заносить выручку, которую сеть кофе-баров принесла за предыдущий день, и продлять колонку с формулами “Дельта”. Также, для удобства закрашиваем предыдущий день заливкой. Оплаченные платежи так же рекомендуем закрашивать заливкой (см. пример)
План/факт выручки
План/факт выручки нам необходим для того, чтобы эффективно планировать приход денежных средств на месяц/квартал/год вперед. В начале года мы планируем выручку на весь следующий год помесячно исходя из показателей предыдущего года, фактора ежегодного прироста 15-20% и фактора сезонности. Так же действуем и в течение года для корректировки ожидаемых показателей по месяцам: смотрим выручку за предыдущий месяц (показатель спроса на данный кофе-бар), оцениваем влияние сезона, анализируем прогноз погоды на месяц вперед (в дождливые и холодные дни смело можем сокращать ожидаемую дневную выручку на 20-25%).
Показатели прошедшего месяца отмечаем в строке “факт” и в зависимости от результата (больше плана или меньше) закрашиваем ячейки зеленым или красным цветом. Показатели, закрашенные красным цветом необходимо тщательно проанализировать, выявить причины того, что привело к низкой выручке и в кратчайшие сроки устранить эти причины.
Финансовый отчет
Финансовый отчет - главный финансовый документ, который нужно внимательно анализировать, выявлять причинно-следственные связи, которые привели к показателям финансового отчета. Этот документ поможет отслеживать реальные финансовые показатели вашей сети кофе-баров.
Составляется он за предыдущий месяц/квартал/год используя данные, занесенные в платежный календарь.
В финансовом отчете отражены следующие статьи:
-
Выручка - данные подгружаются из таблицы “План/факт выручки”.
-
Расходы - содержит в себе все статьи расходы. Вносим вручную из платежного календаря.
-
EBITDA - прибыль до вычета налогов (УСН/ЕНВД, транспортного и др. кроме НДФЛ),
и, в нашем случае, инвестиционных расходов (возврат инвестиций, кредиты и пр.).
Так же проставляем данные из платежного календаря.
-
Чистая прибыль - рассчитывается путем вычета из EBITDA инвестиционных расходов и налогов.
-
Обязательства - отмечаем прогресс погашения кредита и выплаты задолженностей.
Финансовый отчет необходимо составлять каждый месяц в сравнении с предыдущем месяцем, каждый квартал в сравнении с предыдущим кварталом и аналогично с годом.
Таким образом, регулярно заполняя все вышеперечисленный документы каждый месяц, вы сможете держать ваш бизнес под контролем и исключить случаи кассовых разрывов и прочих утечек финансов.