ПЛАНИРОВАНИЕ СКЛАДА

На этапе начала ведения деятельности кофе-бара и для последующего планирования закупа ингредиентов на склад мы используем следующую таблицу:

 

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1chckuSIXZHxsqbJkkmxjLXtHgRjhpldQ4pNSJFTnymY/edit?usp=sharing

  1. Контрагенты (Не требует заполнения, за исключением локальных поставщиков)

  2. Элементы номенклатуры (Не требует заполнения, за исключением эксклюзивных товаров)

  3. Среднемесячное потребление (Заполняется вручную)

  4. Расход в день (Рассчитывается автоматически)

  5. Остаток (Заполняется вручную)

  6. Прогноз остатков по количеству дней (Рассчитывается автоматически)

  7. Дата израсходования остатков (Рассчитывается автоматически)

  8. Срок доставки ингредиентов до склада (Заполняется вручную)

  9. Рекомендуемая дата для заказа (Рассчитывается автоматически)

  10. Рекомендуемый объем закупа (Рассчитывается автоматически)

  11. Фактический объем закупа (Заполняется вручную)

  12. Рекомендуемая стоимость одной единицы товара (Не требует заполнения)

  13. Общая сумма заказа (Рассчитывается автоматически)

Рекомендуем скопировать ее себе на гугл-диск, либо в Excel на вашем компьютере. Данная таблица призвана облегчить и систематизировать планирование закупа ингредиентов и обеспечить бесперебойное снабжение ваших баров. Зеленым цветом в таблице выделены значения, которые вам необходимо заполнить самостоятельно, учитывая ваши данные по расходу ингредиентов и скорости доставки ингредиентов от поставщиков. Красным - столбцы, в которых формулы автоматически рассчитывают необходимые значения. Бледно-желтым выделена "Рекомендованная стоимость" - это адекватная стоимость ингредиентов для того, чтобы у вас был ориентир при выборе локальных поставщиков, например, молока, т.к. зачастую сложно понять какая цена на тот или иной ингредиент является нормальной, а какая чрезмерной. А это критически важный момент в поддержании себестоимости приемлемой для нашей бизнес-модели. Остановимся подробнее на каждом столбце этой таблицы.

Контрагенты

В столбце "Контрагенты" указаны все поставщики, с которыми мы сотрудничаем по договорам поставки. Это проверенные контрагенты, которые хорошо знают нашу компанию и готовы к работе со всеми франчайзи сети Кофе Смайл. Есть некоторые исключения, такие как скоропортящиеся продукты (молоко, сливки и т.д.) и вода, которые выгоднее всего закупать у ваших местных поставщиков. Чаще всего это оптовые базы, которые, при условии успешных переговоров с ними, готовы дать цены на порядок ниже цен в розничных магазинах.

Элементы номенклатуры

Здесь все просто, номенклатура - это перечень всех необходимых товаров, которые мы используем при производстве всех позиций нашего меню, за исключением мелких расходников таких как салфетки, одноразовые ложки и прочие. Закуп расходников лучше переложить на снабженца, т.к. это как правило небольшие суммы, за которыми не нужен пристальный контроль. Закуп элементов номенклатуры стоит оставить либо на себе, либо на опытном кладовщике, т.к. тут контроль за остатками и планирование закупа напрямую влияет на наличие всех напитков в меню. Вносить новые элементы 

Среднемесячное потребление

Один из самых важных параметров в планировании закупа. Заполняется вручную по итогам расходов в предыдущие месяцы плюс изменения в потребности в соответствии с сезонностью (например, на май потребность, как правило выше апрельской, на 10-15% и т.д.) Расходы лучше всего отслеживать по перемещениям ингредиентов на точки со склада. Либо, если у вас нет склада, то по количеству ингредиентов, закупленных напрямую на точку за месяц. 

Расход в день

Рассчитывается автоматически путем деления среднемесячного потребления на кол-во дней в месяце. Отражает средний расход ингредиентов в день для более точного планирования закупа.

Остаток

Остаток - фактическое количество запасов ингредиентов на момент заполнения таблицы. Данные вбиваются вручную исходя из данных ERP-системы по остаткам на Основном складе. Если склада у вас нет, то вбиваются данные вашей инвентаризации на точке. Важно, чтобы день заполнения таблицы совпадал с днем проведения инвентаризации.

Прогноз остатков по количеству дней

Рассчитывается автоматически. Необходим для оценки приоритетности заказов (чем меньше дней в запасе, тем приоритетнее заказ). Также, необходим для расчета точной даты до полного исчерпания запасов отдельного товара.

Дата израсходования остатков

Рассчитывается автоматически. Необходима для расчета даты заказа и отображает когда остатки ингредиента на складе полностью исчерпаются.

Срок доставки ингредиентов до склада

Заполняется вручную исходя из специфики доставки товара по полному циклу - от вашего первого письма/звонка поставщику с просьбой об отгрузке, до фактической доставки ингредиентов на ваш склад. Рекомендуется всегда примерный срок доставки брать с запасом во избежания нулевых остатков ингредиентов на складе.

Рекомендуемая дата для заказа 

Рассчитывается автоматически исходя из даты израсходования остатков и срока доставки ингредиентов до склада. Отображает дату, когда необходимо связаться с поставщиком и сделать заказ.

Рекомендуемый объем закупа

Рассчитывается автоматически. Показатели рассчитываются исходя из текущих остатков на складе и дневном потреблении. Отображает рекомендуемый объем закупа ингредиентов на 31 день вперед с учетом текущих остатков. (Например, остаток - 20 кг кофе, потребность - 40 кг в месяц, следовательно рекомендуемый закуп на месяц вперед с учетом остатков - 20 кг кофе). 

Фактический объем закупа

Заполняется вручную. При заполнении этого столбца берутся за основу значения из рекомендуемого объема закупа и адаптируются под минимальные заказы поставщиков и упаковку (например, рекомендуемый закуп - 11 бутылок сиропа, но зная, что в одной коробке 6 бутылок, мы изменяем это число в сторону повышения до ближайшего числа, кратного шести, т.е. до 12 бутылок). Всегда лучше изменять расчетный закуп в сторону увеличения до кратного количеству тары в коробке (см. пример с сиропами). Лучше заказать чуть больше, чем работать без одного из ингредиентов.

Рекомендуемая стоимость одной единицы товара

Данный столбец поможет вам понимать какие цены на ингредиенты являются адекватными для того, чтобы уместиться в себестоимость 37%. Этими данными можно смело оперировать в переговорах с поставщиками (как основными, так и локальными), продавливать их по ценам и перманентно следить за уровнем себестоимости, совмещая с поиском поставщиков более выгодных, но без потери качества. Мы - сеть, это наше большое преимущество и весомый аргумент в переговорах с поставщиками.

Общая сумма заказа

Рассчитывается автоматически исходя из рекомендованных цен. Является ориентиром для вас и показывает какая сумма примерно понадобится для закупа партии товара. Вы можете рядом с рекомендованными ценами добавить строку со своими фактическими ценами и сравнить насколько больше или меньше у вас уходит средств на закуп партии товара в сравнении с рекомендованными ценами, что даст вам более четкую картину обоснованности ваших затрат на заказы ингредиентов.